Die Prüfung der Gesamtkosten einer Betriebs- und Heizkostenabrechnung an Hand der Rechnungsunterlagen wird als Belegprüfung bezeichnet.

Der Vermieter ist dem Mieter gegenüber verpflichtet über die Einnahmen und Ausgaben Rechenschaft abzulegen. Zum Umfang der gesetzlichen Rechenschaftspflicht des Vermieters gehört nicht nur die Erstellung einer geordneten Abrechnung, sondern auch die Vorlage der Belege.

Die Belegprüfung ist der zweite Schritt bei der Überprüfung einer Abrechnung und will vernünftig vorbereitet sein. Nicht sinnvoll ist es, alle Belege einsehen zu wollen.

Vor der Belegprüfung steht die Nachvollziehbarkeit und Erläuterung der Abrechnung durch den Vermieter. Der Bundesgerichtshof hat in fast allen Entscheidungen zum Betriebskostenrecht betont, dass eine Betriebskostenabrechnung für den juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Laien nachvollziehbar sein muss.

Nicht nachvollziehbar ist die Zusammenfassung unterschiedlicher Betriebskostenpositionen unter einem Oberbegriff. Klassische Beispiele hierfür sind die Bezeichnungen Grundbesitzabgaben, Versicherungen oder Wartungen.

Mit den Grundbesitzabgaben sind zumeist Grundsteuer, Straßenreinigung und Müll gemeint. Grundsteuer, Straßenreinigung und Müll sind unterschiedliche gesetzliche Betriebskostenpositionen und daher getrennt in der Abrechnung auszuweisen.

Auch die Zusammenfassung aller Sach- und Haftpflichtversicherungen in einer Position ist nicht möglich. Notwendig ist es, die einzelnen Versicherungsarten nach ihren Kosten aufzuschlüsseln.

Gleiches gilt für die Wartungen. Nur die Angabe der einzelnen Betriebskostenpositionen und deren Kosten macht es möglich, die Umlagefähigkeit zu überprüfen und zu entscheiden, ob und in welchem Umfang eine Belegeinsicht sinnvoll ist.

Vorab zu erläutern sind nicht nachvollziehbare Kostenanstiege einzelner Betriebskostenpositionen im Vergleich zu den Vorjahren. Ab wann Kostenanstiege vorab zu erläutern sind, ist nicht definiert. Die Entscheidungen reichen von 40% beim Hausmeister bis zu 200% bei den Stromkosten. Oftmals erübrigt sich eine Belegeinsicht, wenn man weiß aus welchen Einzelrechnungen sich die Kosten zusammensetzten und was hinter dem Kostenanstieg steht.

Unabhängig von dem akademischen Streit, ab welcher Höhe Kostensteigerungen zu erläutern sind, empfiehlt sich eine Belegeinsicht immer dann, wenn sich die Kosten einzelner Positionen gegenüber dem Vorjahr ungewöhnlich erhöht haben oder größere Kostenschwankungen über die Jahre auftreten. Fehlen Vergleichswerte, beispielsweise für die erste Abrechnung in einem neuen Mietverhältnis, hilft bei der Einordnung der Kostenhöhe ein Betriebskostenspiegel. 

Solche Betriebskostenspiegel existieren bereits für einige Bundesländer. Doch Vorsicht! Die in den Betriebskostenspiegeln angegebenen Mittelwerte sind nicht verbindlich und schon gar nicht gerichtsfest. Sie können aber wichtige Anhaltspunkte liefern, ob es sich lohnt, die in Rechnung gestellten Kosten durch eine Belegeinsicht näher zu überprüfen.

Ein Sonderfall bei der Belegeinsicht ist die Mischnutzung eines Gebäudes (Wohn- und Gewerberäume). Die gewerbliche Nutzung führt unter Umständen dazu, dass sich einzelne Betriebskostenpositionen verteuern. Welche Betriebskosten dies sind, hängt von der Art der gewerblichen Nutzung ab.

Besonders häufig liegt eine Verteuerung bei den Positionen Versicherungen und Grundsteuer vor. Die Verteuerung hat der Vermieter vorab herauszurechnen und den gewerblichen Mietern alleine in Rechnung zu stellen.

Führt er eine solche Vorerfassung bei einzelnen Positionen durch, muss er die Berechnung erläutern. 

Im Sinne einer Vereinfachung der Abrechnung darf der Vermieter vom Prinzip der Vorerfassung abweichen, wenn die Mehrbelastung der Wohnraummieter bei einzelnen Betriebskostenpositionen nicht ins Gewicht fällt und der Wohnraummieter bei einer einheitlichen Umlage nicht schlechter steht, als bei einer Vorerfassung von Wohn- und Gewerberäumen. Aber auch diese Berechnungen muss der Vermieter in der Abrechnung nachvollziehbar erläutern. Ob eine Vorerfassung durchzuführen ist und welche Kostenanteile auf die gewerbliche Nutzung entfallen, läßt sich anhand der Belege sodann nachprüfen.

Die Belege sind nicht unaufgefordert der Abrechnung beizufügen. Belege sind erst auf Aufforderung des Mieters vorzulegen. Um eine doppelte Einsichtnahme und Unklarheiten zu vermeiden, sollten die gewünschten Belege und Unterlagen genau bezeichnet werden. Zum Umfang der Belege gehören auch eventuell existierende Wartungs-, Versicherungs-, Dienst- und Arbeitsverträge sowie die dazugehörigen Leistungsverzeichnisse, aus denen sich der Umfang und der Turnus der durchzuführenden Arbeiten ergibt. Die Belege sind dem Mieter sodann in geordneter Form vom Vermieter vorzulegen.

Der Streit, ob der Mieter einen Anspruch auf Übersendung von Rechnungskopien hat, wurde mittlerweile salomonisch am 08. März 2006 durch den Bundesgerichtshof (Az. VIII ZR 78/05) entschieden. Grundsätzlich hat der Mieter keinen Anspruch gegen den Vermieter auf Überlassung von Fotokopien der Rechnungsbelege zur Betriebskostenabrechnung hat. Nur ausnahmsweise kann der Mieter eine Übersendung von Fotokopien verlangen, wenn ihm die Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen in den Räumen des Vermieters nicht zugemutet werden kann. Einen solchen Ausnahmefalle sah das Gericht nicht gegeben, wenn Wohnung und Verwaltung in der selben Stadt liegen.

Das Urteil hat weitreichende praktische Konsequenzen. Bietet der Vermieter zukünftig die Vorlage der Belege am Wohnort an, kann der Mieter eine Nachzahlung nicht mehr mit dem Argument zurückhalten, der Vermieter habe die Rechnungsbelege in Kopie zu übersenden. Entsprechend einer Entscheidung des Landgerichts Leipzig vom 17. März 2005 (Az. 12 S 7349/04) dürfte ein Anspruch auf Überlassung von Belegkopien nur noch bei einer größeren räumlichen Entfernung der Mietwohnung zum Sitz der Verwaltung in Betracht kommen und erhebliche Streitigkeiten zwischen den Mietvertragsparteien schon bestehen oder eine Behinderung vorliegt.

Der Vermieter kann die Übersendung von Belegkopien von der Zahlung eines entsprechenden Kostenvorschusses abhängig machen. Die Entscheidungen der Amtsgerichte zur angemessenen Höhe reichen von 0,25 - 0,50 € pro Kopie.

Hat man den ersten Prüfungsschritt hinter sich gebracht, sind Unklarheiten erläutert und ist eine Entscheidung getroffen, welche Rechnungen und Verträge man einsehen möchte, beginnt die betriebswirtschaftliche Prüfung.

Theoretisch bestehen mehrere Möglichkeiten eine Rechnung in die Betriebskostenabrechnung einzustellen. Denkbar wäre eine Einstellung nach Rechnungsdatum. Dann wäre es dem Vermieter möglich, alle in der Abrechnungsperiode zugegangenen Rechnungen, unabhängig vom Zeitpunkt der Leistung oder des Verbrauchs, in Ansatz zu bringen (Abrechnung nach Rechnung).

Zweite Möglichkeit ist eine Einstellung nach dem Datum der Rechnungszahlung. Auch hier würden Kosten eingestellt, die nicht im Abrechnungszeitraum verbraucht oder erbracht wurden.

Schließlich kommt eine Abrechnung nur für die im Abrechnungszeitraum erbrachten Leistungen und Verbräuche in Betracht (Leistungsabrechnung). Im Unterschied zu den ersten beiden Alternativen, müßen Rechnungen, die mehrere Abrechnungszeiträume betreffen, anteilig den entsprechenden Abrechnungsperioden der Betriebskosten zugeordnet werden. Dies bedeutet einen höheren Aufwand für den Vermieter erleichtert aber die Nachvollziehbarkeit für den Mieter, so dass nach der überwiegenden Auffassung der Gerichte eine Leistungsabrechnung zu erfolgen hat.

Leistungen und Verbräuche aus vorangegangen und bereits abgerechneten Abrechnungsperioden kann der Vermieter daher nicht auf den Mieter umlegen.

Mieteradresse und Leistungsort müssen identisch sein. Probleme ergeben sich hier bei sogenannten Wirtschaftseinheiten, d.h. der Zusammenfassung mehrerer Häuser zu einer Abrechnungseinheit.

Dies ist bei Mietverträgen die nach dem 01.01.2004 geschlossen wurden nur noch bei einer entsprechenden vertraglichen Vereinbarung möglich. Fehlt eine vertragliche Vereinbarung über die Bildung einer Wirtschaftseinheit, sind für einzelne Häuser erfaßbare Kosten auch nur für diese abzurechnen. Eine Ausnahme besteht dann, wenn technische Hinderungsgründe bestehen, die eine Erfassung für die einzelnen Häuser unmöglich macht. Beispielsweise bei der Versorgung mehrerer Wohnblöcke durch eine Gemeinschaftsheizung.

Und wenn kein Beleg vorgelegt werden kann?

Der Vermieter darf in der Betriebskostenabrechnung Sach- und Arbeitsleistungen seines Personals mit den Kosten ansetzen, die bei einer Vergabe der Arbeiten an ein Unternehmen entstanden wären.
Das zählt zu den umlegbaren Betriebskosten. Für den Mieter stellt sich trotzdem die Frage nach den umlegbaren Kosten.

Der BGH hat entschieden, dass die Kosten, die auch ein Drittunternehmen z.B. die Gartenbau- oder eine Hausmeisterfirma, in Rechnung stellen würde (BGH, Urteil v. 14.11.2012, VIII ZR 41/12). Der Vermieter darf jedoch keine Umsatzsteuer hinzurechnen!

Checkliste

Trotz aller Besonderheiten hat sich folgende Checkliste bei der Überprüfung der Rechnungsbelege bewährt:

  1. Für welches Grundstück / Haus wurde die in Rechnung gestellte Leistung erbracht?

  1. Wann wurde die in Rechnung gestellte Leistung erbracht und liegt das Datum im Abrechnungszeitraum?

  2. Inhaltlich: Welche Leistungen werden in Rechnung gestellt?

    (Reparaturen, Verwaltungskosten und vertraglich nicht vereinbarte Wartungen sind nicht umlagefähig)

  3. Rechnerisch: Lassen sich die in die Abrechnung eingestellten Gesamtkosten an Hand der vorgelegten Rechnungen nachvollziehen?