Die Hausmeisterkosten sind die umstrittenste Position im Betriebskostenrecht.

Aufgabe des Hausmeisters ist es, für die Sicherheit und Ordnung im Haus zu sorgen. Umlagefähig sind daher die Kosten für die

-    Kontrolle der technischen Anlagen des Hauses (Heizung, Elektrik, Klimaanlage, Wasseraufbereitung etc.),
-    der Rettungs- und Fluchtwege,
-    der Außentüren,
-    der Beleuchtung von Treppenhaus und Außenbereich,
-    der Gemeinschaftsräume (Waschküche, Fahrradkeller, Trockenraum, Mülltonnenplatz etc.),
-    Überwachung der Hausordnung und
-    Einhaltung der Ruhezeiten.

Übernimmt der Hausmeister zusätzlich die Gartenpflege oder die Haus- und Straßenreinigung, sind die hierdurch verursachten Kosten im jeweils zulässigen Umfang umlagefähig.
 
Zu den ansatzfähigen Kosten eines angestellten Hausmeisters gehören der Arbeitslohn (einschließlich Weihnachtsgeld) und die Lohnnebenkosten (Lohnsteuer, Rentenversicherung, Krankenkasse einschließlich der Arbeitgeberanteile).

Nicht umlagefähig sind hingegen Reparaturarbeiten und Verwaltungstätigkeiten.

Verwaltungsaufgaben sind insbesondere

-    Wohnungsabnahmen und die Erstellung von Übergabeprotokollen,
-    Terminabsprachen, Kontrolle und Abnahme von Handwerkerarbeiten,
-    die Verteilung von Rundschreiben oder Abrechnungen und
-    die Abhaltung von Mietersprechstunden.

Bei der Tätigkeit eines Hausmeisters kommt es immer wieder zu Überschneidungen mit  Reparatur- und Verwaltungsarbeiten. Die hierfür entstandenen Kosten muss der Vermieter herausrechnen. Die Höhe des herauszurechnenden Anteils ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung im Vertrag mit dem Hausmeister. Eine Kontrollmöglichkeit hat der Mieter durch die Belegeinsicht, bei der auch die Leistungsbeschreibung vorgelegt werden muss.

Probleme ergeben sich immer wieder dadurch, dass der Hausmeister übertragene Arbeiten nicht oder nur mangelhaft verrichtet. Die mangelhafte Ausführung der Arbeiten während der Abrechnungsperiode berechtigt den Mieter nicht, die anteiligen Hausmeisterkosten nach Erhalt der Abrechnung zu kürzen. Die Kürzung der Hausmeisterkosten im Falle einer Schlechtleistung erfolgt ähnlich einer Mietminderung. Der Mieter muss die mangelhafte Erfüllung durch den Hausmeister anzeigen und kann dann seine monatlichen anteiligen Vorauszahlungen für den Hausmeister angemessen mindern.